Google Tips 2018

Descubre el Google Tip de esta semana: Trabaja sin conexión en el nuevo Gmail

publicado a la‎(s)‎ 15 may. 2018 13:35 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 15 may. 2018 13:37 ]



Con Gmail siempre podrás trabajar mientras viajas, pero no siempre tendrás conexión wifi. Afortunadamente, la funcionalidad nativa sin conexión en el nuevo Gmail hace que sea posible trabajar sin interrupciones, incluso cuando no tienes conexión a Internet.

A partir de ahora, las personas que usan el nuevo Gmail en un navegador Chrome (v61 o superior) pueden buscar, escribir, eliminar y archivar hasta 90 días de mensajes, incluso cuando estén desconectados.


Habilita Gmail sin conexión para tu dominio
Para comenzar, como administrador debes habilitar Gmail sin conexión para tu dominio en la Consola de Administración (por defecto no se encuentra habilitado):




Al trabajar sin conexión los datos se almacenan localmente en el dispositivo de cada usuario, si deseas eliminar el contenido sin conexión cuando cierran su sesión de Google, marca la casilla “Forzar la eliminación de los datos sin conexión al cerrar sesión en la cuenta de Google”. Así evitarás que sus usuarios mantengan el contenido en sus dispositivos locales cuando cierren la sesión.


Activa Gmail offline para tu cuenta
Una vez que el Administrador haya habilitado Gmail sin conexión para el dominio, las personas que están usando el nuevo Gmail pueden activarlo desde la pestaña Sin conexión en su configuración (la función está deshabilitada de manera predeterminada).




Los usuarios también pueden elegir si desean mantener localmente los datos sin conexión en sus computadores o eliminarlos cuando cierran la sesión.


Desinstalar la aplicación Gmail sin conexión de Chrome
Hace poco Google anunció que está retirando aplicaciones de Chrome, como Gmail Offline. La aplicación Gmail sin conexión de Chrome dejará de funcionar en el futuro, por lo que recomendamos que los usuarios la desinstalen y comiencen a utilizar la función sin conexión nativa lo antes posible.


Habilitar el nuevo Gmail
Esta nueva funcionalidad nativa solamente está disponible para clientes de Google incluidos en el “Early Adopter Program (EAP)”. Para optar al programa y habilitar el nuevo Gmail en tu dominio, sigue las siguientes instrucciones en el Centro de ayuda.

Para mayor información sobre Gmail sin conexión, por favor visita el Centro de ayuda.

Activa la nueva interfaz de Gmail y disfruta de la mejor experiencia de usuario

publicado a la‎(s)‎ 4 may. 2018 13:07 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 4 may. 2018 13:09 ]

Queremos contarte que ya está disponible para tus usuarios la nueva interfaz de Gmail, desarrollada especialmente para mejorar la experiencia de trabajo, aumentar la colaboración y reforzar la adopción de la herramienta dentro de tu empresa o institución.






¿Cómo es el nuevo Gmail?


Para integrar de la mejor manera todos los cambios y asegurar la adopción entre tus usuarios, se hizo un rediseño completo de la interfaz que la hace aún más sencilla de utilizar y disponibiliza visualmente más funciones, aumentando la productividad y eficiencia.



Nuevas funciones disponibles de inmediato:


1.- Organizar correos electrónicos desde la bandeja de entrada: Ahora colocando el cursor sobre los mensajes sin abrir de tu bandeja de entrada puedes para archivar, eliminar, marcar como no leído (o como leído), haciendo clic en el ícono correspondiente.







2.- Se agregó un nuevo panel lateral (derecho), que te permite acceder a Complementos de Calendario, Tareas, Keep al mismo tiempo que Gmail.







3.- Las nuevas opciones de visualización o “densidad de visualización” permiten incluir más información en la bandeja de entrada, como fichas de datos adjuntos y otros. Sólo debes escoger si usar la pantalla “Predeterminada”, “Cómoda” o “Compacta”, dependiendo de tus preferencias.



4.- Posponer correos, respuestas sugeridas y seguimientos, ahora están disponibles para Gmail.






5.- "Más menciones": En la redacción, comienza a escribir "+" mientras estás en el cuerpo de un mensaje y añade una persona a la conversación.


6.- Con la nueva tarjeta de contacto ahora existe la posibilidad de que los administradores personalicen la información.





Funciones disponibles en el corto plazo


Para los próximos meses se espera que se encuentren disponibles las siguientes funciones, cuyo foco está principalmente en la confidencialidad y seguridad de los datos de tu empresa.



1.- Soporte sin conexión: esta nueva función sin conexión nativa reemplaza a la aplicación sin conexión de Gmail para Chrome.



2.- Un nuevo modo "Confidencial" te permitirá controlar cómo se reenvía, copia, descarga o imprime tu mensaje, lo que es útil cuando tienes que enviar información sensible por correo electrónico. También te da la opción de hacer que un mensaje caduque después de un período de tiempo establecido para ayudarte a mantener el control de tu información.



3.- Recordatorios inteligentes: Recibirás notificaciones si es que en tu correo entrante o saliente, hay elementos a los que tú o una contraparte no han respondido.



4.- Anulación de la suscripción: Un sistema inteligente ayudará a los usuarios a darse de baja de las listas de correo con las que normalmente no interactúan.



5.- Notificaciones de alta prioridad: Una función sólo para móviles que ofrece reducir las notificaciones (y las interrupciones de las notificaciones), priorizando sólo las más importantes.





Cambios a nivel técnico:


Finalmente, la interfaz de usuario web de Gmail se ejecuta en una nueva capa de datos. Este cambio está destinado imperceptible para los usuarios finales.




¿Cómo puedo activarlo?


Todos los administradores de G Suite podrán activar el nuevo Gmail en la Consola del Administrador. Los administradores pueden habilitarlo para unidades específicas de su organización o para todo su dominio. Adicionalmente, una opción de lanzamiento automático estará disponible para los administradores en julio próximo.


Paso a paso:


- En el panel de control de la Consola de Administración, ve a AplicacionesG SuiteGmail.


- En Configuración de usuario, desplázate hasta Programa de primeros usuarios de la nueva versión de Gmail.


- Haz clic en Permitir que mis usuarios accedan a la nueva UO de Gmail y a sus funciones.



Haz clic en Guardar. Los cambios pueden tardar hasta una hora en aplicarse a todos los usuarios.


¡Ahora cuéntale a tus usuarios cómo habilitar la nueva versión de Gmail!





Después de que hayas habilitado la nueva versión de Gmail en tu dominio u organización, tus usuarios podrán habilitarla en su propia configuración de Gmail.


1.-Accede a Gmail en un ordenador.


2.- En la parte superior derecha, haz clic en Configuración Probar el nuevo Gmail.


Si cambias de opinión, sólo tienes que hacer clic en Configuración Volver a la versión clásica de Gmail.





¡Súmate al cambio más importante de Gmail en su historia!


Ante cualquier duda frente a este cambio en la interfaz, estamos felices de ayudarte, sólo debes contactarte con nosotros o consultar la siguiente página de soporte sobre las novedades en G Suite o el Centro de Aprendizaje de G Suite (en Inglés).

Access checker: Google Drive te avisará al instante quién tiene acceso a tus archivos

publicado a la‎(s)‎ 5 abr. 2018 6:47 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 5 abr. 2018 6:48 ]



Google Drive acaba de actualizar su función llamada Access checker para que sea más fácil compartir archivos a través de Gmail, Google Calendar, y otras aplicaciones de G Suite.

Este "verificador de acceso" revisa automáticamente si la gente a la que envías un mensaje tiene permisos para ver los archivo adjuntos de Drive.

Access checker ahora permite compartir un archivo de Drive con cualquier usuario, una persona o un equipo, y la característica te alerta cuando envías un email, una invitación al calendario, o cualquier tipo de nota que incluya un archivo de Google Drive.

Cuando decidas enviar el contenido sea cual sea, Google Drive te preguntará si quieres cambiar los permisos en caso de que el destinatario no tenga acceso a los archivos.




Si estás enviando un email con copia a varias personas, Access checker también te mostrará los nombres o direcciones de correo de aquellos que no tienen acceso al archivo actualmente.

La función también será capaz de anticipar quién necesita acceso a un archivo y por defecto te dejará compartir con esos destinatarios solamente. Al enviar el email podrás elegir la selección automática inteligente en un click, o puedes activar que el enlace pueda ser visto por cualquiera.

Consulta el Centro de ayuda de Google para obtener más información sobre cómo configurar el Comprobador de acceso para tu organización.

Desde ahora todas las compañías con G Suite pueden administrar la verificación de 2 pasos

publicado a la‎(s)‎ 27 mar. 2018 12:44 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 27 mar. 2018 12:44 ]



Alentamos a todos nuestros clientes a usar la verificación en dos pasos cuando inician sesión en sus cuentas de G Suite, para una mayor protección. En particular, recomendamos las claves de seguridad, que son fáciles de usar y previenen mejor algunos ataques comunes, como el phishing.


Anteriormente, habilitamos que los administradores de los dominios de G Suite Enterprise permitieran que solo las llaves de seguridad, fueran el único factor de verificación en dos pasos de los usuarios. Además, les proporcionamos herramientas (y a los administradores de G Suite Business) para administrar la implementación de las claves de seguridad y para ver los informes de uso. Debido a que creemos que las claves de seguridad pueden ser fundamentales en el esfuerzo por proteger a cualquier organización, ahora estamos brindando estas capacidades de administración a todas las ediciones de G Suite.



En el futuro, todos los administradores de G Suite podrán hacer lo siguiente en la Consola de administración:

Restrinja el método de verificación en dos pasos de los usuarios únicamente a las claves de seguridad.
Agregar y revocar claves de seguridad para los usuarios.
Vea informes sobre el uso de la clave de seguridad.




Para obtener más información sobre cómo aplicar y administrar el uso de la clave de seguridad en su dominio, visite el Centro de ayuda.

Conoce el nuevo Chat de Hangouts

publicado a la‎(s)‎ 21 mar. 2018 11:03 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 21 mar. 2018 11:07 ]



La plataforma de mensajería diseñada para equipos
Ya sea en un chat o en un espacio de trabajo grupal, el chat de Hangouts facilita la colaboración con su equipo de una manera organizada. Comparte y edita Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, todo en un solo lugar.

Trabaja sin problemas con otras aplicaciones
Programa reuniones, crea tareas y obtén actualizaciones de tu equipo dentro del chat. Además de integraciones útiles con las aplicaciones de G Suite, el chat se conecta a varias herramientas de terceros, ayudándole a administrar todo su trabajo en un solo lugar.





Envía mensajes seguros a tu equipo desde cualquier dispositivo
El chat está creado con seguridad de nivel empresarial, incluyendo la administración de dispositivos móviles, inicio de sesión único, autenticación de dos factores, configuración de administración, cumplimiento, retención, búsqueda y exportación de Vault.
Accede en: https://chat.google.com/


Google Vault ahora para chat de Hangouts

publicado a la‎(s)‎ 8 mar. 2018 11:08 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 8 mar. 2018 11:13 ]




Hace poco Google anunció nuevos productos y características de G Suite para ayudar a las organizaciones a colaborar de manera más efectiva y eficiente. Como parte de ese anuncio, se presentó el soporte de Google Vault para el chat de Hangouts. A continuación, te mostramos algunos detalles específicos para los administradores:

El chat de Hangouts recientemente lanzado es una herramienta inteligente y segura que facilita la colaboración en equipo. Una solución preparada para las empresas, el chat de Hangouts brinda a los administradores de G Suite los controles que necesitan para administrar y proteger los datos de la organización, incluida la asistencia total en Google Vault, una herramienta que puede ayudar con sus necesidades de eDiscovery y compliance.


Establecer políticas de retención para los mensajes de Chat de Hangouts
Como administrador de G Suite, ahora puedes establecer políticas de retención que se apliquen a todos los mensajes de Chat de Hangouts.

Puedes establecer una regla predeterminada que se aplique a todos los usuarios del dominio. Esto puede ser una política de retención indefinida (por ejemplo, que los mensajes nunca se eliminen) o que borre los mensajes al final de un período de tiempo específico.

También puedes establecer reglas de retención personalizadas para unidades organizativas (OU) específicas. Esto te permite administrar el ciclo de vida de los mensajes. Las reglas personalizadas anulan la regla predeterminada y, si se aplican varias reglas personalizadas a un mensaje, la regla con el período de cobertura de retención más largo tiene prioridad.





Aplicar retenciones legales en los mensajes de chat de Hangouts
Además de establecer políticas de retención, ahora puede retener legalmente las conversaciones de chat de Hangouts de los empleados.

Al hacerlo, se conservarán las conversaciones y los mensajes independientemente de que el usuario borre esos mensajes. Si un usuario en espera (Hold) borra un mensaje, aparecerá borrado, pero estará disponible en Vault hasta que se elimine la retención.




Buscar, obtener una vista previa y exportar contenido de chat
Finalmente, ahora es posible buscar, obtener una vista previa y exportar los mensajes de chat de Hangouts de los colaboradores. Esto te permite aplicar los mismos programas de eDiscovery que usas para otros servicios de G Suite (como Gmail y Drive) al contenido almacenado en los Chat de Hangouts.



Para obtener más información sobre cómo la compatibilidad de Vault con el chat de Hangouts puede ayudar a tu organización a cumplir con sus obligaciones legales y necesidades de archivo, consulta el Centro de ayuda de Vault.


Envía correos electrónicos a los miembros de un Team Drive

publicado a la‎(s)‎ 27 feb. 2018 11:51 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 27 feb. 2018 12:14 ]




Team Drive permite que los equipos almacenen los archivos importantes, los busquen y accedan a ellos con mayor facilidad, especialmente cuando los miembros del equipo cambian con el tiempo. Con el objetivo de mejorar la colaboración, Google agregó la capacidad de enviar correos electrónicos a todos los miembros de un Team Drive.





Existen dos formas de enviar correos electrónicos a los miembros de Team Drive:

Desde Team Drive: Navega a la unidad, haz clic en el menú desplegable que aparece junto al nombre de esta unidad y, luego, haz clic en "Enviar correo electrónico a los miembros". 

Desde un archivo de Team Drive: Mientras editas o consultas el documento, abre el menú Archivo y haz clic en "Enviar correo electrónico a los colaboradores". 

Si optas por enviar un correo electrónico a los miembros, puedes personalizar fácilmente a quién se envía el mensaje. Usa las casillas de verificación para incluir o excluir miembros con diferentes niveles de acceso, como "Completo", "Editar", "Comentar" y "Ver".

Si deseas obtener más información sobre Team Drive, consulta cómo administrar Team Drive. Además, si quieres obtener información sobre los permisos de los usuarios que aparecen en Team Drive, consulta el artículo sobre Team Drive que se incluye en el Centro de aprendizaje.


¡El traductor de Google listo para tus viajes!

publicado a la‎(s)‎ 20 feb. 2018 10:32 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 20 feb. 2018 11:51 ]



Cuando viajes lleva Google Translate en tu móvil, luego pídele a las personas con las que quieres comunicarte que hablen cerca a tu teléfono y así contarás con un intérprete donde sea que estés.

Descarga la aplicación Traductor de Google para traducir texto, frases escritas a mano, fotografías y también entradas de voz. Disponible para Android o iPhone y iPad.

 


Nuevas formas de comentar sobre archivos de Microsoft (y más) en Google Drive

publicado a la‎(s)‎ 13 feb. 2018 11:18 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 15 feb. 2018 5:03 ]



Google Drive facilita la tarea de almacenar y compartir archivos en la nube para que puedas colaborar de forma segura con tus equipos y clientes mientras estás en movimiento. A partir de hoy, Google está permitiendo comentar directamente más tipos de archivos, incluyendo archivos PDF y archivos de Microsoft Office, sin tener que convertirlos al formato Google.



Con esta actualización presentada por Google, ahora puedes comentar multiples archivos en Drive de la forma en que ya estás acostumbrado en Google Docs. En el panel de vista previa de Drive, comenta, asigna tareas o menciona compañeros de trabajo, ellos podrán responder, incluso si no están usando G Suite.




Ahora, con los comentarios en la vista previa de Drive, no necesitarás abrir otras herramientas para completar tus tareas. En su lugar, abre los archivos de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint, en la vista previa de Drive, deja tus comentarios y luego vuelve a trabajar ¡Así de simple!



La capacidad de comentar en el modo de vista previa de Drive es solo un ejemplo de la interoperabilidad entre los productos de G Suite y Microsoft Office. También puedes usar un complemento de Drive para Outlook para facilitar la inserción de archivos almacenados en Drive en un correo electrónico de Outlook y guardar los archivos adjuntos entrantes en tu Unidad de Outlook. El Centro de Ayuda de Google tienes más información sobre cómo habilitar el complemento para administradores.



Mira tu actividad de Slack desde Google Drive

publicado a la‎(s)‎ 6 feb. 2018 12:34 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 6 feb. 2018 12:43 ]



No te pierdas ni una actualización importante, ni en Slack ni en Google Drive. Google agregó notificaciones de actividad para que puedas ver, en Drive, cuando se comparte o comenta un archivo desde Slack.

Ahora podrás tener un aviso sobre cuándo ocurrió la acción, quién lo hizo y dónde sucedió. Los registros de actividad son privados y visibles solamente para aquellos que tienen acceso tanto al documento como al canal o equipo de Slack donde se compartió o comentó el documento.



Este lanzamiento sigue la integración de Drive previamente anunciada con Slack, donde se agregó la posibilidad de ver las notificaciones en Slack de actividad que suceden en Google Drive. Para aprovechar esta función puedes instalar la integración de Google Drive hoy mismo.

También se ha habilitado soporte de idiomas internacionales para Google Drive. Si usas Slack en francés, español, alemán o japonés, el bot de Google Drive te enviará mensajes y te responderá en tu idioma preferido.

* Detalles de lanzamiento: despliegue gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función)

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