Google Tips 2018

Mejores búsquedas con las nuevas funcionalidades de Google Docs

publicado a la‎(s)‎ 3 jul. 2018 14:07 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 3 jul. 2018 14:15 ]




Google ha habilitado el Acceso Rápido dentro de Google Docs para más usuarios G Suite y ha agregado la búsqueda con lenguaje natural cuando se trata de busqueda de documentos, lo que conlleva una mejora en los tiempo de búsqueda y un mayor tiempo para trabajar sobre los documentos.


Expandiendo el Acceso Rápido dentro de Docs para más usuarios

Esta función ahora está disponible para todos los usuarios G Suite, previamente estaba habilitada solamente para ciertas licencias.

Acceso Rápido (Quick Access) usa inteligencia artificial para sugerir archivos relevantes en el panel “Explorar” que se encuentra a la derecha dentro de los Google Docs, basado en la actividad y archivos de Google Drive y la información del documento en uso. Puedes agregar información al documento, descubrir nuevos contenidos e información relevante.

Puedes revisar el Centro de Ayuda de Google para ver cómo usar la función Explorar en Google Docs.




Sumando lenguaje natural en el proceso de búsqueda del panel Explorar

Esta función significa que ahora podrás hacer búsquedas de una manera más intuitiva y natural. Simplemente describe lo que estás buscando y Google Docs lo buscará por tí. Por ejemplo podrás iniciar una búsqueda escribiendo “muéstrame presentaciones compartidas por mi la semana pasada” o “muéstrame los documentos que he creado este mes” y Google Docs buscará los mejores resultados. Esto es muy similar al procesamiento natural de lenguaje usado por otros productos de Google y te mostrará archivos relevantes de Google Drive, incluyendo Documentos, Planillas y Presentaciones.

Puedes revisar el Centro de Ayuda de Google para ver cómo hacer búsquedas desde un Google Doc.



Usa las nuevas opciones de formatos para personalizar tus Google Forms

publicado a la‎(s)‎ 26 jun. 2018 14:39 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 26 jun. 2018 14:40 ]



Para ayudar a los usuarios a personalizar encuestas, formularios, pruebas y mucho más, Google ha habilitado nuevas opciones de formato. Desde ahora puedes seleccionar colores y tipografías para mejorar el aspecto visual. Esta funcionalidad ha sido solicitada por muchos usuarios, la han solicitado para crear formularios que se ajusten a una imagen corporativa específica o a algún diseño particular.




• Selecciona un tema y color de fondo:
Ahora puedes elegir un color que se aplica para todo tu tema. Cuando seleccionas un color para el tema, se va a aplicar al fondo de la cabecera, a los títulos, a los botones de acción y otros elementos. Puedes elegir entre colores predefinidos o seleccionar uno específico. Un vez seleccionado además puedes seleccionar un color complementarios para el fondo inferior.


• Usa una imagen para el encabezado:
Por defecto, el encabezado de los formularios calzan con las opciones de color del tema que seleccionas, puedes cambiarlo y usar una imagen para la cabecera en vez de un color.


• Personaliza el estilo de tipografía:
Puedes elegir desde un listado de varios estilos de tipografías para aplicar en tu formulario. Cuando seleccionas un estilo, se aplica al título y a los textos de las preguntas.




Revisa el Centro de Ayuda de Google para obtener más detalles sobre cómo cambiar el tema y las opciones de un Google Form.



Recibe notificaciones en tu dispositivo iOS solamente para correos importantes

publicado a la‎(s)‎ 19 jun. 2018 14:24 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 19 jun. 2018 14:25 ]



Las notificaciones son útiles solamente si es que tienes tiempo para leerlas, y si eres bombardeado con cientos de notificaciones al día lo más probable es que no las veas. Es por eso que Google ha agregado una nueva funcionalidad que alerta únicamente cuando recibes correos importantes en tu Gmail, de esta forma sabes cuando poner realmente atención.





Estas notificaciones son apalancadas por las capacidades de machine learning e inteligencia artificial que Gmail tiene para identificar los mensajes que puedas necesitar leer primero. Para habilitar esta función, selecciona “Solo prioridad alta” desde el menú Notificaciones en la configuración de tu app Gmail iOS.

La funcionalidad está disponible en iOS y muy pronto estará para Android, puedes consultar más información en el Centro de ayuda de Google.



Mejoras en la interfaz de las Presentaciones de Google con nuevos controles de posición y tamaño

publicado a la‎(s)‎ 13 jun. 2018 14:54 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 13 jun. 2018 14:55 ]




Google ha sumado nuevos controles para ajustar el tamaño y la posición de los elementos, cuadros, imágenes, textos y otros en las Presentaciones de Google. Esto complementa el anuncio que Google hizo en Abril sobre las guías y reglas disponibles para tener más control en el orden de los elementos. Ambas funcionalidad entregan a los usuarios un control más preciso en las slides y permite diseños más atractivos y presentaciones más efectivas.


Las nuevas opciones disponibles permiten:
  • Asignar un tamaño exacto con valores numéricos o de porcentaje
  • Ajustar la posición de un objeto en una slide
  • Rotar un elemento de forma horizontal o vertical, o asignar un ángulo preciso de los rotación



Puedes acceder a los nuevos controles en:
  • Menú Formato > Opciones de Formato
  • Clic derecho sobre un objeto > Opciones de Formato
  • Selecciona un objeto > Opciones de Formato en la barra de herramientas

Puedes ver más información en el Centro de Ayuda de Google sobre cómo alinear elementos dentro de las Presentaciones de Google.

Expansión de la compatibilidad de Hojas de cálculo de Google con el sistema braille

publicado a la‎(s)‎ 5 jun. 2018 14:48 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 5 jun. 2018 14:48 ]




Como parte del esfuerzo continuo de Google para mejorar la accesibilidad de sus productos, Google ha expandido la compatibilidad de Hojas de cálculo en las computadoras con Windows a través de la versión más reciente de los lectores de pantalla JAWS y NVDA, esto complementa la compatibilidad con el sistema braille que te informamos recientemente.


De esta forma los usuarios que tengan una pantalla braille podrán leer y editar contenido, así como navegar entre las celdas en una hoja de cálculo. Esto se implementará para todos los usuarios en el transcurso de las próximas semanas. Con estas actualizaciones, la compatibilidad con el sistema braille de Hojas de cálculo estará disponible en las siguientes plataformas:


Chrome: En el Sistema operativo Chrome, puede usar ChromeVox con Chrome.

Windows: En Windows, puede usar JAWS o NVDA con Chrome, Firefox o Internet Explorer. Realice la actualización a una versión reciente de JAWS 2018 (2018.1803.24 o posterior) o de NVDA (NVDA 2018.1 o posterior).

Mac: En Mac, puede usar VoiceOver con Safari o Chrome, en OS X Yosemite de Mac.


Nota: Esto solo funcionará solo con las versiones recientes de estos navegadores y lectores de pantalla. Para usar esta función, asegúrate de que el software del lector de pantalla esté actualizado.

Para obtener más detalles sobre la compatibilidad de Hojas de cálculo con el sistema braille, incluidos los requisitos de software detallados, puedes revisar el artículo del Centro de ayuda de Google sobre cómo usar una pantalla braille para ingresar y leer texto.





Aprende a copiar un sitio en los nuevos Google Sites

publicado a la‎(s)‎ 30 may. 2018 14:45 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 30 may. 2018 15:17 ]



Google ha habilitado la posibilidad de copiar un Site creado con los nuevos Google Sites. En ocasiones al trabajar en un nuevo Site no es óptimo comenzar desde cero, esta funcionalidad hace la tarea más fácil. Copiando un Site que ya existe puedes ahorrar tiempo sin necesidad de hacer un trabajo manual copiando contenidos.


Puedes copiar un Site para:
  • Hacer respaldos y mantener versiones de un Site
  • Crear templates para luego crear nuevos Sites
  • Iterar en sitios anteriores

Para hacer la copia en los nuevos Google Sites, simplemente haz clic en el menú
Más > Duplicar Site.



Copiar un sitio en los nuevos Google Sites

Puedes ver el Centro de Ayuda con el detalle de cómo copiar un Site.


Graba Macros en hojas de cálculo de Google

publicado a la‎(s)‎ 25 may. 2018 7:22 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 25 may. 2018 7:36 por Rodrigo Duque ]



Los usuarios de las hojas de cálculo de Google (Spreadsheets) han estado esperando esta funcionalidad por mucho tiempo, finalmente ya está disponible: ¡ahora puedes grabar Macros en tus hojas de cálculo!

La nueva funcionalidad está disponible y puede ser utilizada siguiendo simples pasos en el menú, sin necesidad de tener conocimientos en Google Script o algún tipo de programación.

Grabar una Macro en una hojas de cálculo de Google funciona igual que en Microsoft Excel: comienza a grabar, realiza las acciones que quieres automatizar, haz un clic en Guardar y ya estás listo!



Paso 1: Comienza la grabación

Desde el menú superior selecciona “Herramientas”, donde verás el botón “Macros”, en ese botón encontrarás la opción para “Grabar Macro”, selecciónalo (Figura 1).


Figura 1.


Paso 2: Grabando la Macro

El proceso es automático, no es necesario presionar ningún otro botón para grabar. La única opción que podrías cambiar una vez que ha comenzado la grabación, es si es que quieres usar referencias relativas o absolutas.
(Figura 2).

Figura 2.

Una Macro con referencias absolutas va a hacer exactamente lo que la grabación dice, si grabas la Macro usando la celda A1 solamente trabajará sobre la celda A1 al aplicarla a futuro. Las referencias relativas te permitirán ejecutar Macros en otras celdas y desde otros puntos de inicio, es una mejor opción si es que necesitas hacer cosas generales, como hacer cálculos en una columna de datos.

Cada vez que realizas una acción en la hoja de cálculos la ventana de grabación se actualizará indicando la acción agregada. Cuando llegues al final de la secuencia de tu Macro regresa a las opciones de grabación y haz clic en “Guardar”. (Figura 3).


Figura 3


Dale a tu Macro un nombre y asigna una tecla de acceso rápido si es que lo necesitas, (Figura 4) y eso es todo! Ya tienes lista tu Macro.


Figura 4




Paso 3: Usa tu nueva Macro

La próxima vez que necesites usar la Macro ingresa a la opción “Herramientas” > menú Macro > abajo encontrarás la o las Macros que tengas disponibles. (Figura 5) Simplemente haz clic y se ejecutará automáticamente.


Figura 5

Descubre el Google Tip de esta semana: Trabaja sin conexión en el nuevo Gmail

publicado a la‎(s)‎ 15 may. 2018 13:35 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 15 may. 2018 13:37 ]



Con Gmail siempre podrás trabajar mientras viajas, pero no siempre tendrás conexión wifi. Afortunadamente, la funcionalidad nativa sin conexión en el nuevo Gmail hace que sea posible trabajar sin interrupciones, incluso cuando no tienes conexión a Internet.

A partir de ahora, las personas que usan el nuevo Gmail en un navegador Chrome (v61 o superior) pueden buscar, escribir, eliminar y archivar hasta 90 días de mensajes, incluso cuando estén desconectados.


Habilita Gmail sin conexión para tu dominio
Para comenzar, como administrador debes habilitar Gmail sin conexión para tu dominio en la Consola de Administración (por defecto no se encuentra habilitado):




Al trabajar sin conexión los datos se almacenan localmente en el dispositivo de cada usuario, si deseas eliminar el contenido sin conexión cuando cierran su sesión de Google, marca la casilla “Forzar la eliminación de los datos sin conexión al cerrar sesión en la cuenta de Google”. Así evitarás que sus usuarios mantengan el contenido en sus dispositivos locales cuando cierren la sesión.


Activa Gmail offline para tu cuenta
Una vez que el Administrador haya habilitado Gmail sin conexión para el dominio, las personas que están usando el nuevo Gmail pueden activarlo desde la pestaña Sin conexión en su configuración (la función está deshabilitada de manera predeterminada).




Los usuarios también pueden elegir si desean mantener localmente los datos sin conexión en sus computadores o eliminarlos cuando cierran la sesión.


Desinstalar la aplicación Gmail sin conexión de Chrome
Hace poco Google anunció que está retirando aplicaciones de Chrome, como Gmail Offline. La aplicación Gmail sin conexión de Chrome dejará de funcionar en el futuro, por lo que recomendamos que los usuarios la desinstalen y comiencen a utilizar la función sin conexión nativa lo antes posible.


Habilitar el nuevo Gmail
Esta nueva funcionalidad nativa solamente está disponible para clientes de Google incluidos en el “Early Adopter Program (EAP)”. Para optar al programa y habilitar el nuevo Gmail en tu dominio, sigue las siguientes instrucciones en el Centro de ayuda.

Para mayor información sobre Gmail sin conexión, por favor visita el Centro de ayuda.

Activa la nueva interfaz de Gmail y disfruta de la mejor experiencia de usuario

publicado a la‎(s)‎ 4 may. 2018 13:07 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 4 may. 2018 13:09 ]

Queremos contarte que ya está disponible para tus usuarios la nueva interfaz de Gmail, desarrollada especialmente para mejorar la experiencia de trabajo, aumentar la colaboración y reforzar la adopción de la herramienta dentro de tu empresa o institución.






¿Cómo es el nuevo Gmail?


Para integrar de la mejor manera todos los cambios y asegurar la adopción entre tus usuarios, se hizo un rediseño completo de la interfaz que la hace aún más sencilla de utilizar y disponibiliza visualmente más funciones, aumentando la productividad y eficiencia.



Nuevas funciones disponibles de inmediato:


1.- Organizar correos electrónicos desde la bandeja de entrada: Ahora colocando el cursor sobre los mensajes sin abrir de tu bandeja de entrada puedes para archivar, eliminar, marcar como no leído (o como leído), haciendo clic en el ícono correspondiente.







2.- Se agregó un nuevo panel lateral (derecho), que te permite acceder a Complementos de Calendario, Tareas, Keep al mismo tiempo que Gmail.







3.- Las nuevas opciones de visualización o “densidad de visualización” permiten incluir más información en la bandeja de entrada, como fichas de datos adjuntos y otros. Sólo debes escoger si usar la pantalla “Predeterminada”, “Cómoda” o “Compacta”, dependiendo de tus preferencias.



4.- Posponer correos, respuestas sugeridas y seguimientos, ahora están disponibles para Gmail.






5.- "Más menciones": En la redacción, comienza a escribir "+" mientras estás en el cuerpo de un mensaje y añade una persona a la conversación.


6.- Con la nueva tarjeta de contacto ahora existe la posibilidad de que los administradores personalicen la información.





Funciones disponibles en el corto plazo


Para los próximos meses se espera que se encuentren disponibles las siguientes funciones, cuyo foco está principalmente en la confidencialidad y seguridad de los datos de tu empresa.



1.- Soporte sin conexión: esta nueva función sin conexión nativa reemplaza a la aplicación sin conexión de Gmail para Chrome.



2.- Un nuevo modo "Confidencial" te permitirá controlar cómo se reenvía, copia, descarga o imprime tu mensaje, lo que es útil cuando tienes que enviar información sensible por correo electrónico. También te da la opción de hacer que un mensaje caduque después de un período de tiempo establecido para ayudarte a mantener el control de tu información.



3.- Recordatorios inteligentes: Recibirás notificaciones si es que en tu correo entrante o saliente, hay elementos a los que tú o una contraparte no han respondido.



4.- Anulación de la suscripción: Un sistema inteligente ayudará a los usuarios a darse de baja de las listas de correo con las que normalmente no interactúan.



5.- Notificaciones de alta prioridad: Una función sólo para móviles que ofrece reducir las notificaciones (y las interrupciones de las notificaciones), priorizando sólo las más importantes.





Cambios a nivel técnico:


Finalmente, la interfaz de usuario web de Gmail se ejecuta en una nueva capa de datos. Este cambio está destinado imperceptible para los usuarios finales.




¿Cómo puedo activarlo?


Todos los administradores de G Suite podrán activar el nuevo Gmail en la Consola del Administrador. Los administradores pueden habilitarlo para unidades específicas de su organización o para todo su dominio. Adicionalmente, una opción de lanzamiento automático estará disponible para los administradores en julio próximo.


Paso a paso:


- En el panel de control de la Consola de Administración, ve a AplicacionesG SuiteGmail.


- En Configuración de usuario, desplázate hasta Programa de primeros usuarios de la nueva versión de Gmail.


- Haz clic en Permitir que mis usuarios accedan a la nueva UO de Gmail y a sus funciones.



Haz clic en Guardar. Los cambios pueden tardar hasta una hora en aplicarse a todos los usuarios.


¡Ahora cuéntale a tus usuarios cómo habilitar la nueva versión de Gmail!





Después de que hayas habilitado la nueva versión de Gmail en tu dominio u organización, tus usuarios podrán habilitarla en su propia configuración de Gmail.


1.-Accede a Gmail en un ordenador.


2.- En la parte superior derecha, haz clic en Configuración Probar el nuevo Gmail.


Si cambias de opinión, sólo tienes que hacer clic en Configuración Volver a la versión clásica de Gmail.





¡Súmate al cambio más importante de Gmail en su historia!


Ante cualquier duda frente a este cambio en la interfaz, estamos felices de ayudarte, sólo debes contactarte con nosotros o consultar la siguiente página de soporte sobre las novedades en G Suite o el Centro de Aprendizaje de G Suite (en Inglés).

Access checker: Google Drive te avisará al instante quién tiene acceso a tus archivos

publicado a la‎(s)‎ 5 abr. 2018 6:47 por Valeria Ramírez   [ actualizado el 5 abr. 2018 6:48 ]



Google Drive acaba de actualizar su función llamada Access checker para que sea más fácil compartir archivos a través de Gmail, Google Calendar, y otras aplicaciones de G Suite.

Este "verificador de acceso" revisa automáticamente si la gente a la que envías un mensaje tiene permisos para ver los archivo adjuntos de Drive.

Access checker ahora permite compartir un archivo de Drive con cualquier usuario, una persona o un equipo, y la característica te alerta cuando envías un email, una invitación al calendario, o cualquier tipo de nota que incluya un archivo de Google Drive.

Cuando decidas enviar el contenido sea cual sea, Google Drive te preguntará si quieres cambiar los permisos en caso de que el destinatario no tenga acceso a los archivos.




Si estás enviando un email con copia a varias personas, Access checker también te mostrará los nombres o direcciones de correo de aquellos que no tienen acceso al archivo actualmente.

La función también será capaz de anticipar quién necesita acceso a un archivo y por defecto te dejará compartir con esos destinatarios solamente. Al enviar el email podrás elegir la selección automática inteligente en un click, o puedes activar que el enlace pueda ser visto por cualquiera.

Consulta el Centro de ayuda de Google para obtener más información sobre cómo configurar el Comprobador de acceso para tu organización.

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