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Yobel SCM reduce en un 200% el TCO de sus sistemas de correo electrónico e incorpora herramientas de colaboración con Google Apps

publicado a la‎(s)‎ 22 nov. 2010 5:28 por Nathalie Massis   [ actualizado el 10 abr. 2013 5:56 por vfe.jorge.jorquera@solucionesorion.com ]
Yobel Supply Chain Management (Yobel SCM) es una corporación peruana especializada en el manejo de cadenas de suministros para terceros. Yobel SCM utiliza avanzados sistemas para integrar y simplificar las operaciones de sus clientes, incluyendo administración de inventarios, gestión de inventarios, abastecimiento, fabricación, transportes y distribución, almacenes e información. 

Su casa matriz se encuentra en la ciudad de Lima y tiene presencia en 13 países: Argentina, Colombia, Costa Rica, Chile, Ecuador, El Salvador, Guatemala, México, Panamá, Perú, Puerto Rico, República Dominicana y Estados Unidos.

La empresa comenzó sus operaciones en 1966 y gestiona actualmente más de 100.000 m2 de almacenes, maneja la producción de 10 millones de unidades mensuales y realiza entregas en más de 300.000 puntos de venta, administrando una flota de más de 1.500 vehículos. Actualmente, un 30% de sus 4.500 trabajadores son usuarios con acceso a computadoras. 

El desafio 

La Gerencia Corporativa de Excelencia Operacional, que engloba a las áreas de Tecnología de Información, Procesos, Calidad y Gestión del Conocimiento, buscaba una plataforma colaborativa que respaldara el objetivo central de Yobel SCM: Desarrollo continuo del conocimiento, optimizando la cadena de abastecimiento de los clientes.

"Yobel SCM basa el éxito de sus operaciones en el conocimiento especializado de las cadenas que gestiona, y trabajar adecuadamente en la recolección, difusión y captura del conocimiento era un reto que nos llevó a probar Google Apps, entre otras soluciones", comenta Pedro Pablo Durand Ibarra, Gerente de Excelencia Operacional de Yobel SCM. 

“Empezamos a mirar a Google Apps por el lado de Google Sites”, recuerda Durand. “El área a cargo de los procesos de Gestión del Conocimiento, tenía la necesidad de compartir con los colaboradores distribuidos en 13 países la información que estaba generándose. Comenzamos entonces, a utilizar Google Sites para desarrollar sitios web, ya no a un nivel de personal técnico de sistemas, sino que fuimos delegando esta función a otras áreas de la organización”. 

En paralelo, surgió la necesidad de modernizar la plataforma de correo electrónico Lotus Notes 6.1 y 8.0 de IBM. El tiempo dedicado al mantenimiento de la misma era cercano al 50% del total del tiempo que insumían todas las actividades relacionadas al área de TI. La política de cuotas para la bandeja de entrada del correo electrónico otorgaba a cada usuario una capacidad de almacenamiento de 100 MB. Para combatir el correo spam se utilizaba un equipo Ironport. Los usuarios móviles podían acceder a la red de Yobel SCM desde sus laptops a través de Internet vía VPN y los usuarios de equipos Blackberry contaban con acceso a sus calendarios y cuentas de correo. 

Adicionalmente, Luis Alberto Franco, Jefe de Tecnología de la Información de Yobel SCM, menciona que, entre sus responsabilidades, se encuentra la de diseñar y ejecutar un plan estratégico de TI que debe estar alineado al plan estratégico de la corporación. 

“Nuestro equipo de TI es responsable de proveer la infraestructura tecnológica y el soporte necesario para mantener la continuidad de los procesos de negocio. Dentro de esas responsabilidades se encuentra la de mantener operativo el correo electrónico, actividad que estaba consumiendo gran parte del tiempo de la mesa de ayuda”, explica el ejecutivo.

La solución 

“Una vez analizada esta opción que ofrecía la suite, empezamos a prestar atención a las otras herramientas de Google Apps, como Google Talk. Ocurrió que habíamos adquirido una licencia de un sistema de mensajería, que al final necesitó un licenciamiento mucho más grande del que se había dimensionado inicialmente. Decidimos entonces dar marcha atrás con ese proyecto, desinstalamos la solución e instalamos Google Talk. A un mes de instalada, pasamos de tener un universo de entre 60 y 80 usuarios utilizando la herramienta de Google Sites a un universo de 500 usuarios utilizando la herramienta de mensajería”, destaca el Jefe de TI. 

A través de Soluciones Orión, partner de Google e implementador de la solución, el área de TI de la empresa ha comenzado a interiorizarse en las ventajas de Google Apps. Según cuenta el ejecutivo, pronto pudieron ver cuál era el camino a seguir: “Hasta ese momento, estábamos utilizando unas cuentas de Gmail no corporativas para la mensajería. Fue entonces que un simple cálculo nos hizo cambiar: si en un mes habíamos crecido a 500 usuarios que utilizaban el producto y sólo el costo de la licencia, sin considerar los recursos y servidores, ya cubría el costo de la suite completa de Google, entonces debíamos pasarnos a Google Apps. Así fue que hicimos las cuentas y, cuando presentamos a la gerencia un plan de migración a Google Apps, con un cálculo de ahorro en el TCO de un 200% en el mediano plazo, realmente no había forma de decir que no”.

“Nuestro universo era de alrededor de 1.200 usuarios, por lo que decidimos hacer la migración en etapas, acompañada de una ola de capacitaciones básicas en Google Calendar, Gmail, Google Docs y Google Talk para la mayoría de ellos, y una capacitación diferencial para el equipo de usuarios que se dedican a hacer sitios web”, concluyó. 

Los resultados 

"Ahora contamos con una plataforma colaborativa sobre la cual nos interrelacionamos a nivel corporativo, encontramos toda la información de nuestros procesos, trabajamos en equipo, intercambiamos y difundimos conocimiento. El proyecto de gestionar el conocimiento de Yobel SCM encontró el soporte adecuado para su despegue", indica Pedro Pablo Durand.

“Antes de Google Apps, el 50% del tiempo de nuestro equipo de soporte estaba dedicado a la administración, mantenimiento y actualización del sistema de correo. Ese tiempo se destinaba al archivar correos, trasladar las cuentas de una máquina a otra, restablecer contraseñas, ver porqué no sincronizaba, mantener las aplicaciones actualizadas, etc. Gracias a Google Apps, hoy todo eso prácticamente no existe, generando un ahorro importante y ofreciendo una gran agilidad para el manejo de toda la plataforma de correo. Tampoco es necesario preocuparse por montar toda una estructura de servidores, ni por planificar el crecimiento, la actualización o el backup. Además, Google Apps ofrece mejores niveles de servicio (99,9% de SLA por contrato) que los que se pueden dar generalmente dentro de las empresas con servidores propios”, detalló Luis Alberto Franco. 

En cuanto a la recepción que tuvo la migración por parte de los usuarios, el ejecutivo explica que “con el correr del tiempo la típica resistencia inicial de los usuarios a los cambios fue disminuyendo a medida que comenzaban a encontrar nuevos beneficios, por ejemplo, en Google Docs y Spreadsheet, que son los equivalentes al Word y Excel que ellos venían utilizando. Esta aceptación nos permite un nuevo ahorro: a partir de este año ya no vamos a renovar las licencias OEM para Word y Excel a nivel de usuario básico, es decir, ese usuario que sólo necesita hacer una lista de dos o tres columnas colocando, por ejemplo, nombre, artículo, cantidad. Para realizar ese tipo de trabajo, esa persona ya no necesita una planilla de cálculo Excel”.

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vfe.jorge.jorquera@solucionesorion.com,
22 nov. 2010 5:36