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USACH Migra Toda Su Plataforma de Correo Electrónico e Incorpora Herramientas Colaborativas de Google Apps

publicado a la‎(s)‎ 4 ene. 2010 11:28 por Nathalie Massis   [ actualizado el 10 abr. 2013 5:57 por vfe.jorge.jorquera@solucionesorion.com ]
La prestigiosa universidad estatal chilena migró exitosamente su plataforma de correo electrónico, la cual atiende a más de 24 mil usuarios. Hoy, a través de los servicios de Google basados en la nube, estudiantes, profesores y funcionarios acceden también a innovadoras herramientas en línea que les facilitan su quehacer académico y administrativo.

Nacida como Escuela de Artes y oficios en 1849, la Universidad de Santiago de Chile (USACH) es una de las principales casas de estudios superiores del país, reconocida por su orientación a la excelencia académica y a la investigación aplicada, formando a numerosas generaciones de destacados profesionales y técnicos.

La USACH cuenta actualmente con más de 18 mil alumnos, pertenecientes a 58 carreras de pregrado, impartidas por sus siete facultades, su Escuela de Arquitectura y su Programa de Bachillerato en Ciencias y Humanidades. Asimismo, dispone de 11 programas de doctorado, 38 de magíster, los cuales se agregan a variados cursos de especialización y programas de postítulo.

Un Paso Necesario

Debido a las exigencias propias de su quehacer académico y administrativo, la plataforma tecnológica de comunicaciones resulta crítica para la comunidad de la USACH, planteando permanentemente la necesidad de disponer de herramientas innovadoras y que apoyen eficazmente su gestión.

En ese contexto, y considerando las permanentes fallas de disponibilidad en su sistema de correo electrónico, la Universidad decidió asumir la tarea de modernizar en términos cuantitativos y cualitativos su plataforma de comunicaciones. Para ello, se descartó actualizar el sistema anterior, puesto que ello exigía la detención indefinida del servicio de correo electrónico para sus 24 mil usuarios.

La búsqueda de una plataforma apropiada, incluyó dos condiciones. La primera, era encontrar una solución que permitiera migrar el correo electrónico de extensión única de la manera menos traumática, tanto en el eventual tiempo de baja del servicio como en la facilidad de adaptación de los miles de usuarios de la comunidad universitaria. La segunda condición era buscar una solución que, junto con garantizar altos niveles de disponibilidad y seguridad, incorporara herramientas de colaboración en línea.

Solución Cloud Computing

Tras evaluar diversas alternativas, y considerando las ventajas en reducción de costos y facilidad de actualización, así como sus potentes aplicaciones colaborativas, la USACH decidió migrar a Google Apps. El proceso se inició en el Servicio de Gestión Informática y Computación (Segic) –unidad interna de la Casa de Estudios que entrega soluciones en Tecnologías de la Información–, contando con la asesoría directa de Soluciones Orión, empresa especializada en seguridad de la información y partner de Google en Latinoamérica.

La implementación inicial resultó mucho más expedita de lo esperado, ya que tras sólo un fin de semana de trabajo, el Segic ya operaba con Google Apps, sin haber sufrido ninguna interrupción del servicio de correo electrónico. Enseguida fue el turno de otra pequeña unidad de la Universidad y un par de facultades, dándose paso paulatino a una exitosa y masiva migración de usuarios.

En junio de 2009 el 40% de la universidad ya trabajaba con Google Apps y a fines del mes siguiente, ya el 100% de los alumnos, docentes y administrativos contaban también con las herramientas de colaboración, las cuales incluyen manejo on-line de documentos (Google Docs), agenda (Google Calendar) y sistema de chat (Google Talk), entre otras.

Expectativas Superadas

Los resultados de la solución han sido muy auspiciosos, según explica Bruno Jerardino Wiesenborn, gerente general del Segic de la USACH. Lo anterior se demuestra con el alto nivel de satisfacción de los usuarios internos que reflejó una encuesta realizada por la propia Universidad y en el testimonio de sus diversas áreas, especialmente la de operaciones que con la nueva interfaz ha visto facilitado su trabajo, con un uptime cercano al 100%.

Jerardino, exhibe cifras concretas para cuantificar las mejoras del servicio de Google Apps. “Sólo en tres últimos meses de la plataforma anterior, hubo que resolver 418 requerimientos de soporte en 87 días hábiles, cifra que representa un promedio de cinco solicitudes al día. Eso significa que antes un técnico de soporte dedicaba la mitad de su jornada laboral tan sólo a resolver requerimientos de problemas de correo electrónico”, detalla, agregando que actualmente tales requerimientos no existen.

“Si bien la decisión de migrar a Google fue técnica, porque hay una plataforma potente, al mismo tiempo hay una filosofía detrás, que estar siempre innovando”, sentencia el ejecutivo de la USACH.

Aparte del ahorro de recursos, la mejora en disponibilidad, actualización permanente y la incorporación de herramientas colaborativas, Jerardino subraya que la adopción de Google Apps ha permitido a la USACH sumarse a la Tecnología Verde, optimizando su consumo eléctrico. “La suma de todas las mejoras aporta a un mejor aprovechamiento de los recursos energéticos de la Universidad, ya que antes cada uno de los ocho servidores que teníamos consumía 500 KWatt/hora”, concluye Bruno Jerardino.