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Salfa optimiza procesos internos, respuesta al cliente y relación con proveedores con Google Apps y Soluciones Orión

publicado a la‎(s)‎ 11 dic. 2013 11:52 por vfe.jorge.jorquera@solucionesorion.com   [ actualizado el 2 ene. 2014 13:12 ]

La compañía, líder en vehículos livianos y pesados en el mercado chileno, encontró en las herramientas en la nube una plataforma que facilitó el acceso remoto a información vital en sus procesos, abriendo paso a la movilidad total de sus usuarios.

Salinas y Fabres (Salfa) es una compañía chilena con más de 75 años de trayectoria, que cuenta con nueve líneas de negocios en el rubro de la importación, venta y arriendo de vehículos livianos y pesados, además de la comercialización de repuestos y accesorios.

La empresa -que posee más de 35 sucursales a lo largo de todo Chile y más de 1.600 empleados- es representante en el país de destacadas marcas internacionales, tales como Chevrolet y Toyota, en automóviles, Renault, Mack y Chevrolet, en camiones, y John Deere, Hamm y Hitachi, entre otras, en maquinarias pesadas.

Debido a la complejidad en la administración y los problemas en capacidad que suponía su plataforma de correo electrónico anterior, Salfa decidió en 2011 iniciar la búsqueda de una solución que le permitiera superar dichas limitaciones. Tras analizar diversas opciones en el mercado, se determinó migrar a la suite de aplicaciones en la nube Google Apps for Business, debido a las ventajas que ofrecía en dichos ítems, pero también en términos de acceso remoto, simplicidad y menores costos asociados.

“Para poder sostener el sistema antiguo de correo electrónico, necesitábamos sustentar costos a nivel máquina, hardware y software, junto a las condiciones para que esa máquina ‘viviera’ de manera normal, vale decir, un data center, sistemas de refrigeración y estar monitoreando las 24 horas del día. El encargado debía venir directamente a las oficinas de Salinas y Fabres a resolver cuando había un problema”, detalla Waldo Meza, Ingeniero Soporte Técnico & Coordinador de Mesa Ayuda de Salfa.

El ejecutivo destaca que con Google se logró unificar y centralizar la administración del correo electrónico, lo cual permitió inmediatamente no sólo ahorrar costos sino también liberar recursos de TI hacia áreas más vinculadas con el negocio. Sin embargo, Meza sostiene que la llegada de Google Apps significó para Salfa un cambio más importante, ya que dio paso a la movilidad y la ubicuidad de los usuarios, facilitándose procesos de negocios de la empresa y dando mejores y más rápidas respuestas a los clientes y proveedores.

Expectativas Superadas
Contando con el apoyo de Soluciones Orión, Salfa logró que 1.100 usuarios descubrieran el potencial de la nueva plataforma y poco a poco sacaran el máximo provecho a las herramientas en el desempeño cotidiano de su trabajo. “Google Apps no sólo es correo electrónico, sino también una herramienta colaborativa en donde puedes compartir documentos, puedes generar videos, sitios, grupos, puedes hacer desarrollo de aplicaciones, puedes asociarlo con los teléfonos móviles, con las tablets, etc. Puedes estar aquí o en cualquier parte del mundo y vas a acceder a tu correo electrónico y a todos los servicios que Google te ofrece, el costo beneficio es mucho mayor que el costo al año por usuario”, subraya Meza.

El ejecutivo de Salfa detalla que la migración a Google Apps permitió a la empresa además unificar en una misma plataforma los sistemas de gestión de documentos, los cuales antes se había pensado desarrollar de forma independiente, en proyectos separados. En tal sentido, destaca a Google Drive como una de las herramientas clave, ya que les permitió manejar documentos, contratos e información técnica, que son imprescindibles en procesos de negocios relacionados con clientes, operarios en terreno o en la relación con proveedores y marcas, y que hoy son accesibles desde cualquier lugar, a través de tablets y de smartphones.

Asimismo, la compañía desarrolló un sistema para acceder a su SAP a través de una interfaz Web que permite hoy que se pueda, por ejemplo, imprimir órdenes de servicios desde cualquier parte de Chile hacia una sucursal alejada o que se ingresen por esa misma vía datos sobre las flotas de vehículos en forma totalmente remota.

“Podemos abarcar todo Chile gracias a Internet con una plataforma colaborativa que nos brinda la disponibilidad 365x24x7 y la ubicuidad que necesitamos. Eso pasa a nivel de maquinarias, de venta de vehículos, con los vendedores que tenemos en terreno, con la gente de las distintas marcas, sucursales, en nuestros contratos con las filiales. La ubicuidad que tiene Google es lo que hace la diferencia”, resume Meza.

Mejor Comunicación
Además del chat, que se ha convertido en una herramienta muy utilizada para consultas rápidas entre usuarios de todo el país, Sites de Google Apps ha permitido desarrollar portales para que distintas áreas de la compañía puedan manejar y acceder a información actualizada desde cualquier lugar.

“Hemos hecho cuatro sitios funcionales, tanto para información, como para tener bases de datos, para tener información de las pautas de mantención que trabajamos en los vehículos de las marcas. El gran acceso que tiene este sistema, Google Apps, es su mayor fuerte, ya que desde la sucursal de Iquique hasta la de Concepción se pueden conectar al mismo archivo, a la misma página, tener toda la información en tiempo real”, comenta Pablo Hidalgo, coordinador de servicios de Salfa.

Otra herramienta de alto impacto ha sido Hangout, ya que por tener sucursales a lo largo de todo Chile ha significado importantes ahorros en desplazamientos y alojamientos, pudiendo además mejorarse la calidad de las reuniones virtuales a partir de la posibilidad de compartir la pantalla de un computador con otros usuarios, especialmente, en jornadas de capacitación.

“En Salfa realizamos semanalmente muchas videoconferencias entre sucursales. Ha resultado una solución súper práctica, no sólo en términos de costos, sino de comunicación, porque no es lo mismo en muchos casos hablar por teléfono con una persona que contactarse cara a cara”, enfatiza el coordinador de servicios de Salfa. “Hoy todos manejamos la misma información, es una comunicación horizontal, lineal, para que todos hablemos el mismo idioma y eso de cara al cliente es un aporte significativo”, agrega Hidalgo.

Por último, Meza sostiene que los beneficios de Google Apps les ha permitido ir explorando otras herramientas del marketplace para cubrir otras necesidades específicas, por lo que se esperan desarrollar nuevos proyectos innovadores dentro de Salfa.

“Desde 2011 hemos tenido el apoyo de Soluciones Orión, que tiene la particularidad de que es una empresa que se convierte en partner. Ha sido un gran equipo de colaboración con nosotros, no solamente alguien que nos vendió un producto”, concluye Waldo Meza.

http://www.salfa.cl