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Rotter & Krauss Reduce Costos y Optimiza Procesos con Google Apps

publicado a la‎(s)‎ 4 ene. 2010 11:18 por Nathalie Massis   [ actualizado el 10 abr. 2013 5:57 por vfe.jorge.jorquera@solucionesorion.com ]
La principal cadena de ópticas de Chile logró reducir fuertemente los costos de mantenimiento asociados a sus sistemas de comunicación, optando por una solución basada en la nube que le dio plenas garantías de seguridad y que añadió nuevas funcionalidades para la mejora de sus procesos de negocios.

Fundada en 1914 por Adolfo Rotter en la tradicional calle Ahumada, en pleno centro de Santiago de Chile.

En 1930 don Adolfo Rotter con su hermana Luisa se asocian con Mario y Rebeca Krauss dando origen a la actual cadena "Ópticas Rotter & Krauss".

Desde ese año, cuando Rotter & Krauss contaba sólo con tres locales y 95 empleados, la cadena se consolidó como la principal en su rubro en el país, contando en la actualidad con más de 100 puntos de venta en todo Chile y cerca de 700 trabajadores.

Ópticas Rotter & Krauss pertenece al Hal Holding, consorcio holandés, líder en el rubro, que reúne a 3.200 ópticas en todo el mundo y que posee un portafolio de inversión diversificado que incluye negocios de variadas industrias, como centro de audífonos, cadenas ópticas, transporte marítimo, construcción de puertos, tecnología aeronáutica, importación y distribución vitivinícola y medios de comunicación, entre otros.

La Gerencia General de Opticas Rotter & Krauss está a cargo de don Martín Krauss Valdés (CEO Chile).

Un Cambio Conceptual

Debido a la expansión de sus negocios y las crecientes necesidades de continuar optimizando sus procesos, la gerencia de Rotter & Krauss decidió en el último trimestre del 2008 evaluar la continuidad de sus plataformas tecnológicas de comunicación, las cuales no estaban cumpliendo con sus demandas actuales y estaban añadiendo excesivos costos ocultos.

La decisión era modernizar y, para ello, se consideró que en términos de costos y beneficios la mejor alternativa era realizar una migración completa, que permitiera dejar atrás los procesos lentos, engorrosos y poco eficientes que arrastraba el sistema anterior. Dicho sistema requería, además, del funcionamiento permanente de un servidor adicional para fallas en el sistema de correos, elemento que requería destinar la atención de recursos humanos en tareas ajenas al negocio.

El desafío, sin embargo, no sólo era adoptar una solución eficiente con un costo también eficiente, sino también realizar un cambio conceptual, en donde se integraran herramientas de comunicación y colaboración de manera más amigable, pero con los suficientes niveles de seguridad y disponibilidad que el negocio de Rotter & Krauss requería.

Migrando a la Nube

Tras evaluar diversas alternativas, la decisión fue optar por una solución de Cloud Computing, específicamente, por Google Apps Premier Edition, un conjunto de herramientas de comunicación y colaboración basados en la nube y que incluyen soluciones de correo electrónico, creación y edición de documentos y sitio Web, manejo de agendas y sistema de chat, entre otros.

Sin embargo, la adopción de una solución Cloud Computing suscitaba aprensiones, especialmente, en el ámbito de la seguridad de la información, en tanto los ejecutivos y empleados estaban acostumbrados a trabajar con un servidor propio para el respaldo y resguardo de sus datos.

Los temores iniciales quedaron de lado al comprobarse que la implementación de Google Apps, desplegada por Soluciones Orión, empresa especializada en seguridad de la información, incluía sistemas de encriptación de datos que, sumadas al respaldo de una compañía global como Google, garantizaban la seguridad y disponibilidad de los servicios y herramientas.

Múltiples Beneficios

A través de herramientas como Google Docs, Google Calendar, Google Talk, Google Sites y Google Security & Compliance, Rotter & Krauss logró realizar un exitoso despliegue de una solución de comunicación y colaboración integral, que le permitió reducir costos y ahorrar de recursos, sin sacrificar seguridad y, por el contrario, ganando en funcionalidades y acceso a actualizaciones y mejoras constantes.

Paralelamente a la implementación de Google Apps, Soluciones Orión desplegó una intranet, que ya se encuentra plenamente operativa en el área de ventas, transformándose en una herramienta de maximización de tiempo y recursos, contribuyendo también a la automatización de procesos y la optimización de la gestión administrativa de Rotter & Krauss.

Según explica el gerente de informática de la empresa, Antonio Llorente Fernández, la realidad actual contrasta notablemente con la anterior, ya que Rotter & Krauss disfruta hoy de un servicio confiable e ininterrumpido, quedando sólo en el recuerdo las caídas que experimentaba el sistema anterior, las cuales llegaban a extenderse hasta por cuatro días.

“Los ingenieros ocupaban el 20% de su tiempo sólo en la administración del antiguo sistema. Hoy esa tarea es responsabilidad de Google, lo cual nos permite utilizar esos recursos profesionales en actividades más productivas para el negocio”, concluye el gerente de informática de Ópticas Rotter & Krauss.