Casos de Éxito‎ > ‎

Procasa Agiliza Procesos y Gestión de Documentos con Google Apps y Soluciones Orión

publicado a la‎(s)‎ 26 dic. 2013 11:55 por vfe.jorge.jorquera@solucionesorion.com   [ actualizado el 26 dic. 2013 12:11 ]

La empresa, líder en corretaje de propiedades, mejoró las comunicaciones con su personal en terreno y sucursales, brindándoles además acceso a información basada en la nube a través de dispositivos móviles, con lo que logró optimizar los tiempos de respuesta a sus clientes.

Procasa es una empresa chilena con más de 38 años de trayectoria en el mercado de corretaje, con una cartera de más dos mil propiedades. Con más de 20 sucursales y franquicias ubicadas en Santiago, Viña del Mar, Temuco y Pucón, la compañía cuenta, actualmente, con más de doscientos ejecutivos en todo el país.

Debido a su éxito en el mercado inmobiliario, Procasa decidió en el pasado reciente comenzar a operar con franquicias, proceso que implicaba una serie de cambios culturales y tecnológicos, debido a la necesidad de comunicarse más rápido y eficientemente con ejecutivos en terreno o ubicados en distintos puntos geográficos de la ciudad y el país.

"Empezamos a detectar que teníamos problemas con los correos electrónicos, que era la principal comunicación que teníamos en ese minuto. Había muchas dificultades en el envío, con meses en los que teníamos 48 horas de caídas en los servidores, por lo que necesitábamos tener una solución urgente a esta problemática", explica Luis Carrasco, jefe de administración de Franquicias de Procasa.

El ejecutivo detalla que contaban con una plataforma en un hosting externo, lo cual, además de problemas de disponibilidad, presentaba limitaciones. "Era un poco más caro y, además, siempre dependíamos de alguien en caso de complicaciones", subraya Carrasco.

Una Decisión Acertada
Con la finalidad de lograr un mejor desempeño en su e-mail y disponer de nuevas funcionalidades, Procasa comenzó a explorar diversas opciones en el mercado, llegando a Google Apps. "Nos dimos cuenta de que estábamos a años luz de lo que se hacía hoy en día. Llegamos a Soluciones Orión y, tras investigar, constatamos que esta compañía trabajaba con las principales empresas del país, lo que nos dio la confianza para realizar el cambio", comenta el ejecutivo.

Si bien la decisión por migrar estaba clara, en Procasa existían aprensiones por parte de los usuarios. "Pensábamos que el cambio era complejo, había miedo de perder correos. Pero Soluciones Orión nos fue demostrando que se trataba de un cambio sencillo y rápido, con todos los resguardos necesarios", afirma el jefe de administración de Franquicias de Procasa.

Carrasco explica que el proceso de cambio resultó mucho mejor de lo que se pensaba, ya que fue rápido y sin traumas. "Nos demoramos más en definir la fecha del cambio. En 48 horas ya estábamos funcionando con la nueva plataforma, y constatamos que para el personal la plataforma era familiar por ser usuarios de Gmail", enfatiza.

"Nos dimos cuenta de que no usábamos nada de las posibilidades que existían hoy con la tecnología basada en la nube", sentencia Carrasco, agregando que si bien Google Apps tuvo un inmediato impacto en términos de costos –entre un 30 y un 40% respecto de la solución anterior-, lo más importante fue que provocó un cambio radical al interior de la organización. "Con Google Apps ahora tenemos todo en un solo lado. Nos empezamos a ahorrar dinero en licencias, en proveedores, pero más que el ahorro mismo lo que ganamos fue tener mayor velocidad, mejores tiempos de respuesta a los clientes", añade el ejecutivo.

El paso siguiente fue comenzar a descubrir cómo las herramientas de Google iban impactando en los procesos de negocios de Procasa. "Empezamos a usar herramientas que no usábamos. Por ejemplo, respaldar información en la nube es muy rápido, muy fácil, o comprobar la movilidad que nos daba. Ya no dependía de mi computador las 24 horas, sino que podía dejarlo en la oficina y desde cualquier lugar, teniendo Internet, tenía mi oficina. Ese fue el gran cambio, la movilidad, mucho más que el correo electrónico", dice Carrasco.

Agilidad y Movilidad
Las herramientas de Google Apps permitieron que los ejecutivos de Procasa, que pasan muchas horas en terreno, comenzaran a usar sus smartphones y tablets de forma habitual para trabajar, mejorándose la comunicación entre las sucursales con el uso frecuente de aplicaciones como el chat o los hangouts, entre otros.

Carolina Andrade, asistente de gerencia de Procasa, detalla que Drive ha permitido mejorar la gestión de documentos como facturas, contratos, actas y fotografías de los inmuebles. "Drive es sencillo de usar y es un sistema muy ordenado, que nos permite además compartir con quien definamos cada archivo, los cuales pueden verse desde cualquier lugar", comenta.

"En el día a día es muy importante el chat, para preguntas cortas, como el número de una propiedad. No hay que estar llamando por teléfono o mandando mails. Es más rápido", añade Andrade. Asimismo, destaca las ventajas de las videoconferencias con hangout, que permiten una mejor comunicación con las sucursales dentro y fuera de Santiago.

Por otro lado, la asistente de gerencia de Procasa recalca el valor de la solución en el trabajo cotidiano y en la agilidad de cara al cliente. "En este rubro, el corretaje de propiedades, hay que moverse rápido porque la competencia es muy fuerte. Hay muchas cosas que hoy no nos imaginamos cómo haríamos sin Google Apps", subraya Andrade.

Finalmente, Luis Carrasco destaca que el apoyo de Soluciones Orión fue fundamental para realizar el cambio y acceder a mejorar procesos a través de las herramientas basadas en la nube. "La confianza que nos dio Soluciones Orión para realizar el cambio es impagable. Siempre hay alguien que nos da una respuesta rápida y eso es lo que nosotros esperábamos desde el inicio", concluye.