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Gracias a Google Apps for Business Corporación GPF obtuvo un ahorro cercano a US$50.000 anuales con un nivel de satisfacción de 89%

publicado a la‎(s)‎ 7 jun. 2011 6:37 por Usuario desconocido   [ actualizado el 10 abr. 2013 5:54 por vfe.jorge.jorquera@solucionesorion.com ]
Corporación GPF es una organización con sede en Quito y presencia en toda la República del Ecuador, dedicada a ofrecer servicios corporativos, logística, distribución, compras, mercadeo y administración de puntos de venta para sus cadenas de farmacias Fybeca y Sana-Sana.

Con una trayectoria de 80 años, Fybeca es la cadena de farmacias líder en Ecuador, y uno de los autoservicios de salud y cuidado personal más grandes y modernos de Latinoamérica, dedicado a brindar a sus clientes la máxima calidad y un óptimo servicio. Por su parte, Sana-Sana es una cadena de farmacias que cuenta con más de 400 locales en 70 ciudades de Ecuador y procura ofrecer a sus clientes una mejora continua en el servicio. En cada uno de sus locales es posible encontrar una variada oferta de artículos medicinales, productos nutricionales, artículos de higiene y belleza, y tecnología.

En agosto de 2009, José Eduardo Jácome, Gerente de Servicios Corporativos de Corporación GPF, plantea la necesidad de adoptar un nuevo modelo de comunicación y colaboración, capaz de integrar con agilidad y dinamismo las operaciones de la organización que, para ese entonces, se veían limitadas por la herramienta utilizada. El problema de fondo era la escalabilidad de un modelo que no abastecía por completo las necesidades de todos los colaboradores. La naturaleza de las tareas y responsabilidades de cada uno era completamente distinta en todos los estratos de la organización y cualquier esfuerzo por acercarse hacia el modelo requerido suponía la incorporación de nuevos costos asociados al presupuesto de TI.

Según José Eduardo Jácome, la cuestión era cómo sustentar la decisión de cambio de un modelo tradicional y arraigado en la naturaleza de las operaciones de la organización, por uno nuevo y no convencional, pero que marca la tendencia en entornos vanguardistas.

“Nuestro primer acercamiento a Google Apps for Business se dio luego de analizar los resultados de un estudio que realizamos comparando el modelo de comunicación “In-house” que utilizaba la corporación con la solución “Cloud” de Google como el referente de mayor trascendencia en ese ámbito”, explicó el funcionario. “Habíamos obtenido resultados concluyentes. El costo total de aprovisionamiento de servicios de nuestro modelo tradicional sumaba rubros por actualización de versiones y licencias, renovación de equipos y almacenamiento, energía y enfriamiento, comunicaciones, administración y contratos de mantenimiento, y servicios complementarios como antispam y BES, además de la escasa capacidad que se otorgaba a cada usuario. 

Por su parte, Google Apps for Business se hacía cargo de lo expuesto y, además, ofrecía: Docs, Servicio de Calendario y Contactos, Sitios Web, Video-Chat, Móvil, integración de aplicaciones de terceros a través de Google Marketplace, un espacio asignado de 25 GB por cuenta de correo y 1 GB adicional para documentos y archivos, y todo lo mencionado por 50 dólares anuales por cuenta de usuario. Ese costo fácilmente ubicaba a nuestra estimación por cuenta de correo “In-house” en una relación 3 a 1 con la propuesta de Google”, agregó.

“Los resultados de este estudio respondieron a nuestro interrogante inicial y dieron paso a la implementación de Google Apps for Business en Corporación GPF. El proyecto de implementación y puesta en marcha de la solución fue llevado a cabo por un equipo de trabajo e investigación, integrado en su momento por David Mencías, Juan Carlos Arias y Luis Espinel. Para las posteriores fases de estabilización, se contó con el soporte oportuno e incondicional de Soluciones Orión, empresa especializada en seguridad y tecnologías de la información, que ha implementado más de 80 proyectos de este tipo en la región”, concluyó.

Consultado acerca de la medición realizada para evaluar el rendimiento y éxito de la solución, Jácome explica que los indicadores que se tuvieron en cuenta fueron el ahorro de costos y la satisfacción de los usuarios: “Se ha realizado un análisis de costos cuyo resultado se traduce en un ahorro para la compañía de US$ 35.000 al año en la infraestructura de 7 servidores, US$ 9.000 al año en servicio antispam, US$ 72 por usuario por año en licencias de Lotus Notes y US$ 7.200 al año en costos indirectos. En resumen, con Google Apps for Business, hemos obtenido herramientas colaborativas funcionales que, además, nos han permitido alcanzar un ahorro anual de más de US$ 50.000”. En relación a la satisfacción de los usuarios, explicó que “Google Apps for Business cuenta con el 89,02% de satisfacción (en el primer año de uso), mientras que el nivel para Lotus Notes era del 66,08%”.

Sin embargo, más allá del ahorro en los costos y las mejoras en el nivel de satisfacción de los usuarios, el Gerente de Servicios Corporativos destacó que “la experiencia conseguida ha permitido además superar temores justificados, tales como la disponibilidad y confidencialidad, aspectos que fueron considerados como riesgo en la concepción y despliegue de la solución, pero que han sido minimizados al cabo de un año de evaluación. Los beneficios alcanzados nos han permitido concebir nuevos planes para trasladar servicios hacia la Nube en un futuro cercano. Actualmente, el equipo de TI de Corporación GPF realiza pruebas de este tipo de servicios con proveedores de Colombia, Perú y Estados Unidos".

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vfe.jorge.jorquera@solucionesorion.com,
6 jul. 2011 14:16